Even terugspoelen. Deze video kwam je waarschijnlijk tegen op Linkedin en toen wilde je meer weten.
Ik sprak op de Notion Summit over de manier waarop ik een Personal Knowledge Management (PKM) systeem heb gebouwd in Notion (affiliate link) en waarom dat beter past bij mijn hoofd dan statische dumpplaatsen van content. Waar ik me jarenlang schuldig aan maakte.
Mijn verhaal hield ik voor een zaal vol Notion-enthousiastelingen, dus ik hoefde weinig uit te leggen over wat Notion is.
Ben je zelf nog helemaal nieuw in Notion? Dan zou ik eerst even een account aanmaken en een beetje aanklooien. Dan heb je in elk geval een idee van wat het is.
Ik ben enthousiast, maar in principe tool-agnostisch. Notion werkt voor mij. Voor jou misschien niet. De principes die ik hanteer zijn universeel.
Dit kun je verwachten
- Heb ik echt zo’n systeem nodig?
- Mijn benadering van kenniswerk
- 1. Minder consumeren, meer creëren
- 2. Minimaliseer handmatig werk
- 3. Houd het simpel
- 4. Functionaliteit boven esthetiek
- 5. Alles op één plek
- Denk aan een trechter
- Workflow
- Nu jij
- Wat je volgens mij minimaal nodig hebt voor een PKM
- Wat hoort niet (per se) in je PKM?
- PKM is maar een deel van wat ik in Notion doe, hier komt alles bij elkaar
- Zijn er nog vragen?
Heb ik echt zo’n systeem nodig?
Ik ga je zo goed en zo kwaad mogelijk meenemen in mijn systeem en ben me er ontzettend bewust van dat dit voor sommigen er veel en veel te complex uitziet. De kans bestaat dat je misschien ook helemaal geen PKM nodig hebt. Wees dan blij, scheelt je een hoop hoofdbrekens.
Maar, als jij een fervent lezer bent, je podcasts en youtubevideo’s verslindt en je bent gaan ergeren aan het feit dat je die waardevolle inzichten voor altijd in de vergetelheid verdwijnen, loop dan nog even met me mee.
Want het is hard werken.
Mijn doel is om het zo simpel mogelijk te maken. Dat vraagt discipline in het bijhouden ervan, denkwerk bij het maken van betere notities en een ritme om door je notities en highlights heen te lopen. Ben je niet bereid om daar tijd in te investeren, dan gaat dit systeem je waarschijnlijk ook weinig opleveren.
Zie mijn omgeving als een bron van inspiratie. Niet een model voor hoe het heurt.
Ik werk hier dagelijks mee en heb de kwaliteit en de omvang van mijn output enorm zien verbeteren. Maar ik blijf tweaken.
Ook ik ben soms lui en neem niet de moeite om nieuwe gedachten goed te ordenen of begin aan notities, zonder ze van context te voorzien. Dat is niet erg. Als je maar met regelmaat door je databases heenloopt en opschoont.
Mijn benadering van kenniswerk
Notion is super krachtig. Je kunt er ongeveer alles mee. Maar dat is meteen de grootste valkuil. Sta je op het punt om serieus aan de slag te gaan met een eigen kennisbank, houd dan de volgende principes in je achterhoofd, voordat je uren en uren steekt in een systeem dat helemaal niet past bij jouw brein.
1. Minder consumeren, meer creëren
Een van mijn eerste principes van Personal Knowledge Management is om minder tijd te besteden aan het consumeren van informatie en meer tijd te besteden aan het creëren van waarde.
In plaats van eindeloos informatie te consumeren, is het belangrijk om te kijken naar wat je echt interessant vindt en dit te delen met anderen. Dat gaat dus verder dan alleen samenvatten. Pak een idee en ga er verder mee stoeien. Dat is veel beter om je nieuwe informatie eigen te maken en een stuk interessanter om te delen met anderen.
2. Minimaliseer handmatig werk
Een efficiënt Personal Knowledge Management systeem vereist dat je handmatig werk minimaliseert. Automatiseer routinetaken en maak gebruik van tools zoals de automation tool in Notion om je tijd te besparen. Door taken te automatiseren, kun je meer tijd besteden aan het creëren en verwerken van nieuwe kennis.
3. Houd het simpel
Een overzichtelijk systeem is essentieel voor effectief kennisbeheer. Maak gebruik van recurring templates om je dagelijkse taken te organiseren en je workflow te stroomlijnen. Door het simpel te houden, voorkom je dat je overweldigd raakt door een complex systeem en kun je je focussen op wat echt belangrijk is.
4. Functionaliteit boven esthetiek
Bij het opzetten van je Notion-systeem is het belangrijk om functionaliteit boven esthetiek te stellen. Ik weet hoe verleidelijk het is om je systeem er mooi uit te laten zien, maar doe dat pas nadat je ermee kunt werken.
Let ook op dat je je niet verliest in de details. Ga voor functionaliteit. Gebruik backlinks en relations om gedachten en bronnen aan elkaar te koppelen en maak gebruik van formules en complexere structuren om je systeem te optimaliseren. Daarna kun je helemaal losgaan met fonts, kleurtjes, plaatjes en gifjes.
5. Alles op één plek
Een van de grote voordelen van Notion is dat je al je kennis op één plek kunt bewaren. Streef ernaar om alles binnen Notion te hebben, zodat je binnen enkele klikken kunt vinden wat je zoekt. Maak gebruik van formules en complexere structuren om ervoor te zorgen dat je alle relevante informatie binnen handbereik hebt.
Met deze principes kun je jouw eigen Personal Knowledge Management systeem in Notion opzetten en optimaliseren.
Denk aan een trechter
Ik gebruik Readwise, maar dit kan ook met andere tools. Ik wilde een filter hebben en een manier om alles waar ik informatie consumeer AUTOMATISCH op 1 plek terecht te laten komen. Handmatig kan het sowieso wel naar Notion gestuurd worden, maar dat vraagt toch om een hoop handelingen aan jouw kant. Hoe je het later verder verwerkt kan precies op dezelfde manier zoals ik hier demonstreer.
Ik vind het zelf heel fijn werken om nieuwe gedachten te vangen op de plek waar ik in de tweede ronde (dus al in de Notion database) aan het werk ben. Een nieuwe gedachte kan ik in de juiste database terecht laten komen zonder het huidige document te verlaten. Dat kan nu nog makkelijker met de nieuwe “knop”-functie in Notion en het openen van andere pagina’s of databases in “side peek”.
Wat ik in elk geval niet wil, is moeten zoeken naar waar alles staat. Één database voor alles wat op elkaar lijkt. Daarbinnen kan ik filteren naar hartelust.
Workflow
Ik werk graag op de plek van de bron zelf en zie dat als een soort opstappunt. Van daaruit mag elke gedachte een eigen leven gaan leiden. Maar de kunst is om bij iedere nieuwe gedachte een nieuwe notitie te openen. Zo kun je later in je database makkelijker gedachtegangen volgen, zonder complete teksten te hoeven lezen. Zeker als je je door AI laat assisteren en je notities laat samenvatten.
Ik gebruik getallen om grotere onderwerpen te categoriseren en gebruik “:::” in de titel van die notities om later makkelijk te kunnen filteren (Notions filters werken nog niet heel sterk in de dropdown menu’s zoals je in bovenstaande video kunt zien).
Dit is een kwestie van smaak. Jij hebt misschien meer aan kleurtjes of tags, of een gerelateerde database met categorieën. De mogelijkheden zijn eindeloos. Maar begin pas met categoriseren als je merkt dat categorieën nodig zijn om overzicht te krijgen.
Nu jij
Begin klein en leer daar eerst eens mee te werken. Het moet in je systeem komen en in een ritme passen, voordat je gaat uitbreiden.
De fout die ik regelmatig maakte, is iets heel complex te bouwen en het daarna niet te gebruiken, om vervolgens weer terug naar de tekentafel te gaan en weer iets complex te bouwen. Vooral omdat ik het anderen zag doen.
Begin ook hier met een minimum viable product. Je eigen light versie van een PKM. Wat moet het minimaal kunnen? En waar wil je het voor gaan gebruiken? Wat hoop je over een jaar nog steeds terug te kunnen vinden in je bibliotheek of je notities? Optimaliseer daarvoor. En optimaliseer voor vindbaarheid.
Besteed meer aandacht aan het maken van heldere notities, dan het vangen van zoveel mogelijk informatie. Hoe meer meuk je in je systeem gooit, hoe lager de kwaliteit van je notities wordt. Helemaal als je gaat automatiseren. Automatiseringstools zijn neutraal, jij moet ervoor zorgen dat de inhoud die je je PKM voert al aan een bepaalde standaard voldoet.
Houd databases overzichtelijk. Maak niet meteen allerlei properties aan. Zelfs als ze handig lijken. Tags gaan al snel een eigen leven leiden (is mijn ervaring met Evernote en mijn begintijd met Notion), formules worden pas krachtig als ze een probleem voor je oplossen. Meer informatie is ook hierin niet altijd beter. En als je al veel properties gebruikt, zorg er dan voor dat je de meeste verbergt. Dat houdt je pagina’s lekker minimalistisch, waardoor je kunt focussen op de echt belangrijke dingen.
De Personal Knowledge Management checklistTemplate oefenen met PKMWat je volgens mij minimaal nodig hebt voor een PKM
- een inbox (dat kan een losse database zijn, of een onderdeel van je notitie-database. Ik gebruik er zelf een aparte database voor)
- Een notitie-database. Dat is in mijn geval mijn op Zettelkasten geïnspireerde “Slip-box”
- Een bibliotheek (technisch gezien mediatheek): de plek waar je al je gelezen boeken, artikelen, bekeken video’s en beluisterde podcasts terecht laat komen.
Wat hoort niet (per se) in je PKM?
Projectmanagement, takenlijsten, wiki’s en crm’s zou ik op een andere plek in Notion neerzetten. Zie je PKM echt als je tweede brein, daar waar interessante nieuwe verbindingen worden gemaakt en waar je aan nieuwe content werkt. Of je die nu deelt of niet.
Omdat je Notion alles met elkaar kunt linken, is het niet moeilijk om in die andere omgeving toch bij je tweede brein te komen. Zeker als je gaat werken met de nieuwe “knop”-functie in Notion. Daar zijn genoeg video’s over te vinden.
PKM is maar een deel van wat ik in Notion doe, hier komt alles bij elkaar
Zijn er nog vragen?
Ik kan me helemaal voorstellen dat het je nu duizelt. Ik heb je vooral laten zien wat er kan, niet hoe je het exact bouwt. Bedenk eerst of je hier echt wat mee wil. Is dat zo, experimenteer dan lekker. Kom je er niet uit, trek dan even aan de bel en stuur me een DM op Linkedin of een mailtje naar [email protected].
Ik kijk met liefde even mee. Wil je dat ik langer met je optrek of iets met je ga bouwen, dan staan daar natuurlijk kosten tegenover.
Tot die tijd help ik je graag op weg. Bij genoeg animo maak ik misschien een betaalde cursus, waarin ik je stap voor stap meeneem. Zie dit vooral als inspiratie en pik eruit wat je aanspreek.